Shared Legal
สร้าง ออก และเก็บหลักฐานสัญญาเช่า
Contract เป็นเอกสารทางกฎหมายที่อ้างอิง Lease แต่มีวงจรของตัวเอง ตั้งแต่ Draft, Finalized, Issued, Signed, Active ไปจนถึง Void หรือ Amendment
เป้าหมายของหัวข้อนี้ได้สัญญาเช่าฉบับถูกต้อง มีคู่สัญญาครบ และตรวจสอบหลักฐานการลงนามย้อนหลังได้
ทำตามลำดับ
- 1. เลือก Lease แล้วสร้าง Draft
เปิดหน้าสัญญาเช่า เลือก Lease ตรวจผู้เช่า ห้อง วันที่ และข้อมูลการเงิน จากนั้นสร้าง Contract ห้ามเดาข้อมูลที่ไม่ตรงกับต้นทาง
เปิดสัญญาเช่าต้องเข้าสู่ระบบ - 2. ตรวจเนื้อหาและคู่สัญญาเช่า
ตรวจ template, field, ผู้ลงนาม และลำดับการลงนาม Preview เอกสารก่อน Finalize ทุกครั้ง
- 3. Finalize และ Issue
Finalize เพื่อล็อกเนื้อหาและสร้างเอกสาร แล้ว Issue เพื่อเริ่มกระบวนการลงนาม หากต้องแก้สาระสำคัญให้ใช้ Amendment ตามสิทธิ์
- 4. เก็บหลักฐานให้ครบ
สัญญาเช่าออนไลน์ใช้ signature request และ audit trail ส่วนสัญญาเช่ากระดาษต้องแนบเอกสารลงนามและบันทึกผู้ตรวจสอบ เมื่อครบแล้วจึงยืนยันผลและดาวน์โหลด certificate
ความสามารถที่เกี่ยวข้อง
- Contract workspace กลางที่ blueprint อื่นนำไปใช้ได้
- รองรับการลงนามออนไลน์และหลักฐานจากเอกสารกระดาษ
- Version, audit trail, execution evidence และ certificate
- Void และ Amendment โดยคงประวัติเดิมไว้ตรวจสอบ
ข้อควรรู้ก่อนทำจริง
- Finalize และ Issue เป็นการเปลี่ยนสถานะสำคัญ อ่านคำเตือนและตรวจ Preview ก่อนกดยืนยัน
- ห้ามนำไฟล์ที่ลงนามของสัญญาเช่าหนึ่งไปแนบกับอีกสัญญาเช่า แม้ชื่อผู้เช่าจะเหมือนกัน
- หากปุ่มถูกปิด ให้ดูข้อความข้างปุ่มก่อน—มักเกิดจากข้อมูล คู่สัญญาเช่า หรือสิทธิ์ยังไม่ครบ