รายรับและรายจ่าย
รอบบิล ค่าน้ำไฟ การรับเงิน และยอดค้าง
แยกขั้นตอนการคำนวณ ออกบิล รับเงิน และกระทบยอดออกจากกัน เพื่อให้แก้ข้อผิดพลาดได้โดยไม่ทำลายประวัติทางบัญชี
เป้าหมายของหัวข้อนี้ผู้เช่าได้รับยอดถูกต้อง การรับเงินมีหลักฐาน และเจ้าของเห็นยอดค้างจริง
ทำตามลำดับ
- 1. ตั้งค่ารายการเรียกเก็บ
กำหนดค่าเช่า ค่าธรรมเนียม เงินประกัน และกฎรอบบิล ตรวจวันครบกำหนดและการปัดเศษก่อนใช้งานจริง
เปิดค่าธรรมเนียมต้องเข้าสู่ระบบ - 2. บันทึกมิเตอร์
จดเลขครั้งก่อนและครั้งใหม่ ตรวจค่าที่ผิดปกติ แล้วปิดรอบค่าน้ำไฟก่อนนำไปออกบิล
เปิดค่าน้ำไฟต้องเข้าสู่ระบบ - 3. สร้างและตรวจบิล
สร้างบิลตามรอบ ตรวจรายการต่อห้องและข้อยกเว้นก่อน Issue หากผิดหลังออกบิลให้ใช้การปรับปรุงที่มี audit trail
เปิดรอบบิลต้องเข้าสู่ระบบ - 4. รับเงินและกระทบยอด
เลือกผู้เช่า/ห้อง/บิล บันทึกช่องทางและเลขอ้างอิง ออกหลักฐาน แล้วตรวจยอดค้างหลังรับเงิน
เปิดการรับเงินต้องเข้าสู่ระบบ
ความสามารถที่เกี่ยวข้อง
- Billing cycle, fee rules และ utility readings
- Payment allocation, หลักฐาน และยอดค้าง
- Provider bills สำหรับค่าใช้จ่ายจากผู้ให้บริการ
- การอนุมัติ refund และการแก้ไขรายการตามสิทธิ์
ข้อควรรู้ก่อนทำจริง
- ตัวเลขมิเตอร์ใหม่ต้องไม่น้อยกว่าครั้งก่อน ยกเว้นมีเหตุเปลี่ยนมิเตอร์ที่บันทึกไว้
- อย่ารับเงินเข้าห้องอย่างเดียวเมื่อทราบบิลที่ชำระ ควรผูกกับบิลเพื่อให้ยอดค้างถูกต้อง
- การลบประวัติไม่ใช่วิธีแก้ยอดผิด ให้ใช้ void, adjustment หรือ refund ตามกระบวนการ